תקשורת, שקיפות, תרבות של עדכונים שוטפים, הדרכת עובדים, בניית צוות וירטואלי, והרבה כלים טכנולוגיים שיקלו על עבודה בין אזורי זמן שונים – הכירו את העקרונות לפרויקט פיתוח מוצלח.

המחסור במפתחים, והמשכורות הגבוהות שמציעות ענקיות ההייטק, לא משאירות הרבה ברירה לסטארט אפים, חברות תוכנה וארגונים בינוניים: גיוס מפתחים במיקור חוץ הופך לאחד הטרנדים הנפוצים. אבל יחד איתם מגיעים גם לא מעט אתגרים.

הנה כל מה שצריך לדעת כדי לצלוח את תהליך הפיתוח באמצעות צוות מבוזר:

 

1. 1. תקשורת, תקשורת ועוד קצת תקשורת!
      המפתח לעבודה אפקטיבית ונעימה הוא כמובן תקשורת! אם הוצאת את הפיתוח מגבולות הארץ, המשמעות לרוב היא ששני הצדדים לא מתנהלים בשפת האם שלהם. ודאו שכל שיחה מתועדת במייל כדי ומאושרת על ידי שני הצדדים, כדי להמנע מהפתעות לא נעימות.
      אם מדובר בפרויקט ארוך או בהעסקה של ממש, כדאי לנסוע למדינת המוצא ולפגוש את האנשים פנים מול פנים. יש לכך משמעות גדולה גם בעידן הטכנולוגי המתקדם. אנשים שנפגשו במציאות בדרך כלל מרגישים מחויבות גדולה יותר מאנשים שלא.

 

1. 1. שתפו, שתפו
      צרו מרכז ידע בענן שנגיש לכל מי שנוגע בפרויקט. העלו לשם מסמכים וקבצים רלוונטיים. אל תשכחו ליצור עותקים וגיבויים, ולהגדיר הרשאות שונות אם יש צורך להגן על מסמכים מסוימים משינוי או מחיקה.

      

 

1. 1. קבעו ישיבות סטטוס
      זמנו פגישות עדכון קבועות ביומנים של כל אנשי הצוות הרלוונטיים. הפגישות האלו הן המסגרת היחידה שעוטפת את הצוות שלכם ולכן "הגעה" אליהן היא קריטית. תעדו את הפגישות. בצורה זו, גם מי שפספס, לא הגיע או לא הבין משהו במסגרת פגישה וירטואלית, יוכל להשלים פערים. את הפגישות ניתן לעשות באמצעות כלים רבים לשיחות ווידאו, הפשוטים שבהם Skype או Zoom.

 

1. 1. הכשרה במקום מיקרו-מנג'מנט
      כל הטכנולוגיה בעולם לא יכולה להבטיח תוצר מושלם או אמון בצוותים מבוזרים. במקום לנסות לשלוט על כל פרט, נסו לשחרר ולתת אמון בצוות. השקיעו בהדרכה מפורטת, פנים מול פנים, או באמצעות וידאו. ודאו שהכל ברור לפני תחילת המשימה, ושיש אפשרות לשאול, להיעזר באחרים ולגשת למאגרי ידע לכל אורך הפרויקט.

 

1. 1. נימוסים אלקטרוניים
      אין מה לעשות, תקשורת בכתב גורמת לחלק משמעותי מהמסר ללכת לאיבוד. הבעות פנים, אינטונציות, אלו דברים שעוזרים לנו להבין אחד את השני בעולם האמיתי ולא קיימים בכלל בכתב. אז מה עושים?
      קודם כל, שמים לב זה. פשוט נהיים מודעים. יש פה אתגר תקשורתי ותצטרכו להתמודד איתו. שנית, תצטרכו להרגיל את עצמכם לכתוב בצורה חד משמעית כדי לוודא שאף מסר לא יסולף. אם אתם מרוצים תכתבו את זה בדיוק. אם אתם כועסים, תכתבו עד כמה ועל מה.
      אם קיבלתם מסר מוזר, מבלבל או לא צפוי, זה לא הזמן להשאר עם זה לבד. תשאלו בצורה ברורה מה היתה הכוונה ומה מצופה מכם לעשות איתה.

 

1. 1. בנו צוות
      לעובדים מרחוק אין את המעגל החברתי שנוצר במקום העבודה, הסמול טוק ליד עמדת הקפה, המינגלינג בישיבות. לכן חשוב לתת להם מסגרת תומכת לא פחות מלעובד שתראו כל יום במשרד. אם יש אירועים בחברה או הטבות המגיעות לעובדים הישראלים, חשבו אם תוכלו לערב את העובדים המרוחקים. בהתכתבויות שלכם, בחלוקת העבודה, הקפידו להביע הערכה והכרה בעובדים כחלק בלתי נפרד מהעשייה. אל תתנו להם להרגיש "עבדים", הם חלק מהצוות.

      

 

1. 1. הגדירו שעות עבודה רצויות
      על פי הספר Remote על עבודה מרחוק, עובדים מהבית נוטים לעבוד יותר (ולהישחק מהר יותר) מתוך רצון להראות שהם עובדים קשה באותה מידה כמו עובדי משרד. עדיף להגביל את זמן העבודה או להאריך את משך המשימה, מלשחוק את המפתחים שלכם. שימו לב לא לקבוע ישיבות עדכון בשעות מוקדמות או מאוחרות מדי. צוותי המפתחים שלכם יכולים להיות באזור זמן אחר, אז חשוב לוודא שעיקר האינטראקציה וישיבות העדכון מתרחשות בחלון הזמן החופף המשותף.

 

1. צעד אחורה: מילה על גיוס
   חשוב להכיר את האקו סיסטם במדינה שממנה אתם מגייסים, ולעבור על החוזה בשבע עיניים. כבר קרו מקרים שבהם מפתחים עזבו פרוייקט ועברו למשימה משתלמת יותר, ואלו כמובן גורמים יותר נזק מתועלת. התייחסו לנקודות כמו שמירת סודיות, נאמנות, התחייבות לתיקונים בחוזה. כדאי להכיר גם את חוקי ההעסקה והתשלום במדינת המוצא לפני שאתם קופצים למים.